Por Samuel Spíndola.*

¿Qué retos tienen las empresas y los empleados que desean adoptar el teletrabajo? esto lo veremos en la segunda parte del “Teletrabajo, sus ventajas y retos”, les hablaré de mi experiencia al llevarlo en práctica dentro de mi PYME y las tecnologías que hemos implementado para llevarlo a cabo con éxito.

En Proyectos CSI, empresa que tengo el honor de dirigir, hemos implementando el teletrabajo para el departamento de ingeniería y soporte y lo tenemos planeado para los ejecutivos de venta también, esto nos ha llevado a invertir en infraestructura y hacer uso de aplicaciones y herramientas digitales que hagan la tarea más sencilla, sin embargo, se nos han presentado  algunos problemas sobre todo de carácter organizacional y de infraestructura en TI.

Hemos identificado que se deben considerar varios factores para la implementación del teletrabajo en las PYMES, a continuación explico las mismas:

  1. Labores de control, al no estar sujeto a checar un horario o la supervisión continúa de los empleados, es imperativa la creación de planes de trabajo así como procesos y metas bien establecidos para el talento que se adapte al teletrabajo, todo esto con el fin de poder medir y controlar las labores que efectué cada uno de ellos en sus actividades diarias; lo que hicimos en Proyectos CSI fue generar un plan de trabajo del equipo con líderes y personal auxiliar para tener el control y seguimiento de las actividades, el personal lleva a cabo principalmente labores de soporte técnico remoto, ingeniería y volumetría para proyectos de redes y seguridad electrónica así como atención a clientes.
  2. Productividad, se relaciona directamente con la primer fase, con nuestra practica logramos detectar varias ventajas del personal, como mayor concentración y compromiso, además de puntualidad al evitar traslados del hogar a nuestra oficina, para el personal se vieron beneficios económicos al no pagar transporte ni alimentos y sentirse más cómodos al hacer labor desde casa o bien algún café con aire acondicionado que en Colima bien que es necesario.
  3. Inversión en TI, gracias a ser una empresa especialista en TI para nosotros fue un tanto más sencilla la inversión en equipamiento TI para la adopción del teletrabajo, recomendamos hacer la siguiente inversión para el aprovechamiento y funcionalidad óptima del teletrabajo:
Equipo Función Costo aproximado Marca recomendada
Router VPN Cisco Red Privada Virtual (VPN) permite a sus colaboradores acceder a los recursos de información de la empresa de manera segura desde cualquier lugar del planeta en dónde exista internet. Facilita la colaboración remota de manera profesional y sin interrupciones. Cuenta con la función de firewall para proteger de amenazas externas su red de datos. $4,000.00 a $5,000.00 MXP más configuración Nuestra preferencia fue Cisco, empresa especialista en redes y colaboración que permite funcionalidades avanzadas y seguridad máxima para su red de datos, con sede en México y servicio de postventa de excelente calidad.
PBX IP Grandstream Es una central de comunicaciones que ofrecer servicios y de tele presencia a través de la red de datos o internet. Se pueden utilizar cualquier tipo de dispositivo desde un teléfono IP de escritorio, smartphones, tablets y PC por medio de un software que funciona como un teléfono virtual permitiendo la movilidad del empleado y qué además le permitiría hacer vídeo conferencias. 1 PBX con 5 teléfonos de escritorio ejecutivos entre $12,000. Y $14,000.00 MXP más configuración. En costo y rendimiento Grandstream es una gran opción para PYME´s que busquen adquirir un PBX, sin costo por licenciamiento y compatible con casi cualquier marca de teléfonos, soporte y garantía en las principales ciudades del país.
Servicio de troncales SIP Servicio de voz por IP que ofrece llamadas en calidad HD, soporte y costo por minuto en telefonía fija y a celular, cuenta con la opción de números virtuales, por ejemplo, en Proyectos CSI atendemos clientes de Guadalajara y estamos físicamente en Colima, con una línea SIP contamos con un teléfono lada Guadalajara para que el cliente llame como número local y nos da mejor presencia. Servicio de 1 línea con llamadas nacionales fijas y a celular por $800.00 MXP mensuales. Existe una amplia red de proveedores desde Telmex, Metro Carrier, Connectica Solutions, entre otros.
Internet banda ancha Es importante contar con internet banda ancha, aconsejamos 20 Mbps aunque entre más personal trabaje de manera remota menor será el requerimiento del ancho de banda. $480.00 MXP mensuales Existe una amplia red de proveedores, sin embargo, en nuestra experiencia Telmex o Megacable funcionan mejor que otros.
Sistema de venta Aspel Es un sistema que controla el ciclo completo de operaciones de una empresa, ventas, contabilidad, bancos, nómina, puntos de venta, compras y facturación. Le permitirá llevar el control del personal de ventas por medio de monitoreo de cotizaciones, facturas, clientes activos e inactivos con reportes por cliente y vendedor con lo que tendrá información para medir la eficiencia de sus tele trabajadores. $8,500.00 MXP más configuración, licencia para 1 servidor y hasta 99 usuarios. Aspel nos ha permitido automatizar nuestro sistema de ventas, compras, cobranza y facturación de manera sencilla y con soporte vía chat o telefónica en español.
Cisco Spark Es una aplicación que simplifica el trabajo al ofrecer las herramientas para tener conversaciones fluidas. La aplicación le permite enviar mensajes, compartir archivos, reunirse con diferentes equipos al mismo tiempo y facilita la comunicación por video, todo en un mismo lugar. Soporte Android, iOS y Windows. Sin costo en mensajes ilimitados, 3 usuarios por vídeo llamada, llamadas de voz IP ilimitados, hasta 5 Gb de transferencia de archivos. Creación de grupos, mensajes privados y escritorio remoto. Nuestra preferencia fue Cisco, empresa especialista en redes y colaboración que permite funcionalidades avanzadas y seguridad máxima para su red de datos, con sede en México y servicio de postventa de excelente calidad.
TeamViewer Conecta personas, lugares y cosas en todo el mundo en una gran variedad de plataformas y tecnologías. Permite ofrecer asistencia remota y compartir archivos, en Proyectos CSI lo utilizamos para brindar soporte técnico remoto a clientes y usuarios de la empresa. Sin costo. Es fácil de utilizar, rápido, seguro y lo mejor de todo gratuito.

 

  1. Cultura organizacional, como todo cambio en una institución o empresa se requiere concientización y cambio de mentalidad dentro de la misma para la aclimatación del personal y directivos, además con labor de capacitación para el aprendizaje y uso óptimo de las herramientas digitales y aplicativos junto con el desarrollo de competencias en gestión de proyectos, administración del tiempo y herramientas de comunicación.
  2. Política de recursos humanos y jurídico, aunado al cambio de cultura organizacional es recomendable generar políticas de recursos humanos y jurídico que queden plasmadas en un documento que permita establecer lo permitido y no permitido dentro del teletrabajo para el personal de su empresa, principalmente en materia de compromisos, horarios y cumplimiento de ambas partes, identificar cuales departamentos y puestos son aptos para la aplicación del modelo del teletrabajo, así como determinar que herramientas tecnológicas pueden ser utilizadas por el personal y como aplicarlas, en resumen reglamentar el teletrabajo dentro de la empresa su función y medición.

En conclusión el teletrabajo brinda beneficios, ventajas y mejor calidad de vida para el empleado y ahorro, productividad y posibilidad de captar mejor talento humano para la empresa, la tecnología cada día se encuentra más en práctica por grandes empresas pero como vimos en nuestro ejemplo también las PYMES pueden tomar el teletrabajo como oportunidad de innovación.

El autor es Director General de Proyectos CSI, empresa consultora en TI especializada en redes para datos, voz y vídeo.

Samuel Spindola

Empresario y activista social.

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